اظهارنامه گمرکی، تعهدی حقوقی برای صاحب کالا تلقی شده و ارائه آن منحصراً بر عهده او یا نماینده قانونی‌اش می‌باشد؛ بدین ترتیب، اگر فردی غیر از صاحب کالا قصد ارائه اظهارنامه را داشته باشد، ملزم به ایفای نقش نماینده قانونی بوده و باید وکالت‌نامه یا مدارک نمایندگی مربوطه را به همراه سایر اسناد به گمرک تسلیم نماید.

برای تنظیم اظهارنامه گمرکی، لازم است اطلاعات مربوط به کالا، شرکت واردکننده، قیمت و جزئیات دیگر را با دقت در فرم مخصوص وارد نمایید. شایان ذکر است که طبق اطلاعیه گمرک جمهوری اسلامی ایران از ابتدای اردیبهشت سال 1392، به منظور رعایت استانداردهای بین‌المللی، اظهارنامه‌های گمرکی تنها در صورت ورود اطلاعات به صورت استاندارد پذیرفته خواهند شد.

اظهارنامه تکمیل‌شده، امضاشده و تاریخ‌دار باید به همراه کلیه مدارک و مجوزهای مورد نیاز به گمرک تحویل داده شود تا توسط ارزیاب گمرک به صورت فیزیکی بررسی شده و جزئیات آن به منظور تعیین نوع کالا و مبلغ تعرفه گمرکی کنترل گردد.

هر کالای وارداتی مشمول تعرفه گمرکی است که در واقع شامل عوارض و مالیاتی است که دولت به منظور حمایت از تولیدات داخلی و کسب درآمد از واردات دریافت می‌کند. جزئیات این تعرفه‌ها برای هر کالا در جدولی به نام نمانکلاتور قید شده است. نمانکلاتور، که به عنوان یک کاتالوگ جامع عمل می‌کند، حاوی شرح مشخصات تمام کالاها بوده و نرخ حقوق گمرکی، عوارض و مالیات مربوط به هر یک را در یک سیستم قانونمند و یکپارچه برای نامگذاری کالاها ارائه می‌دهد.

اطمینان از تطابق دقیق اطلاعات اظهارنامه گمرکی با محموله وارداتی امری حیاتی است، زیرا هرگونه مغایرت می‌تواند منجر به جریمه صاحب کالا شود؛ به ویژه اگر به منظور کاهش عوارض، تعرفه کالای دیگری در اظهارنامه قید گردد، احتمال مواجهه با جریمه‌های سنگین وجود دارد. بنابراین، برای پیشگیری از بروز هرگونه تناقض و اجتناب از جریمه‌های احتمالی، ضروری است که اطلاعات اظهارنامه گمرکی با نهایت دقت، به صورت کاملاً مطابق با محموله و بر اساس رویه‌های قانونی و استاندارد تکمیل شود.

پس از بررسی محموله توسط ارزیاب و تایید مطابقت آن با اظهارنامه از طریق امضا، پرونده به کارشناس سیستم ارزیابی ارجاع داده می‌شود. کارشناس نیز با بررسی دقیق اظهارنامه و تایید صحت اطلاعات، آن را امضا و به رئیس سرویس ارزیابی تحویل می‌دهد. رئیس سرویس ارزیابی پس از اطمینان از تکمیل مدارک، اظهارنامه را امضا و به واحد صندوق و صدور پروانه ارسال می‌کند. در نهایت، صندوقدار با تطبیق مبلغ پرداختی با مبلغ سیستمی و در صورت یکسان بودن، پروانه گمرکی را صادر و پس از دریافت رسید به صاحب کالا تحویل می‌دهد که پس از این فرآیند، ترخیص کالا امکان‌پذیر می‌گردد و بدین ترتیب، تمامی مراحل ترخیص کالا در گمرک بر اساس استانداردهای تعیین شده و پس از تایید صحت اطلاعات صورت می‌پذیرد.